La gestión del rendimiento de los activos es fundamental para alcanzar la excelencia operacional. ¿Cuál es su ROI?

Un GMAO/EAM (Entreprise Asset Management) es una solución completa para la gestión del mantenimiento preventivo y correctivo. Este tipo de solución aporta mediante la gestión del mantenimiento, inventarios / stocks y compras una mayor visibilidad y automatización de los procesos según nuestros requerimientos como organización. A su vez, es la piedra angular de la estrategia de mantenimiento y nos permite adaptarnos a los procesos internos de las empresas y a los diversos sectores, integrando y automatizando sus procesos de mantenimiento bajo los flujos de trabajos y aprobaciones establecidas.

Es por ello que laAl incrementar la visibilidad del historial de mantenimiento, el inventario y las adquisiciones, mediante la implementación de un programa de mantenimiento preventivo y correctivo podemos maximizar el retorno de la inversión de nuestros activos.

I ¿Pero cómo podemos valorar el retorno de la inversión (ROI) del proyecto de implementación de un GMAO/EAM?

Las organizaciones industriales buscan optimizar la producción a su vez que intentan mejorar la rentabilidad operativa. Para ello deben que disponen de la tecnología actual como un aliado para poder establecer una estrategia de optimización con el fin de obtener el máximo rendimiento.

La solución GMAO/EAM de Gestión del Rendimiento de Activos (APM) permite a nuestros clientes obtener una comprensión clara del estado actual de su negocio y dónde las oportunidades de mejora proporcionarán el retorno financiero más rápido. Nuestra acción integra de forma estratégica la alineación de personas, procesos y sistemas (TI y OT) orientados hacia un mismo fin y bajo una misma plataforma.

En respuesta a nuestra pregunta de ¿cómo podemos valorar el ROI de un proyecto de implementación GMAO/EAM?, vamos a intentar ayudar a dar una respuesta.

Establecer el retorno de la inversión (ROI) para el proyecto de implantación de un GMAO/EAM consiste en demostrar a la organización el valor generado en las actividades de mantenimiento y en el resto de la organización aplicando dicho proyecto. Supone la justificación de la asignación de recursos para actividades de mantenimiento y cómo contribuirán a la generación de resultados, ya sean cuantitativos o cualitativos.

Cada esfuerzo realizado por una compañía en una implantación del GMAO/EAM debe ser medido en términos de mejora de la productividad y resultados obtenidos a partir de la cantidad invertida en ello y, para valorar esta actuación disponemos del ROI. 

El ROI (Return On Investment) o retorno de inversión es el valor económico generado como resultado de la implementación de diferentes acciones. Por tanto, este indicador nos permite medir el rendimiento que hemos obtenido de una inversión, en este caso, en un GMAO/EAM. Por definición, el ROI es una razón financiera que compara el beneficio o la utilidad obtenida en relación a la inversión realizada:

GMAO/EAM ROI = [(Beneficio – Inversión total) / Inversión total] * 100

• El cálculo del ROI puede realizarse antes, durante o al finalizar la implantación del proyecto. Nosotros aconsejamos que siempre se haga antes y al final, como mínimo, para comparar ambos indicadores.  
• La fórmula de retorno de la inversión contiene dos variables fundamentales: inversión realizada y beneficios en un periodo dado.
• La inversión total: en la inversión en Licencias de GMAO/EAM, la inversión en la implementación de la solución por un Integrador APM y su propia inversión en tiempo de aplicación en el proyecto. Este valor de inversión estará acotado principalmente por el alcance del proyecto, pero le será relativamente fácil su valoración.
• La cuantificación de los beneficios de aplicar un GMAO/EAM es un poco más difícil de calcular, pero no por ello evidentes, sobre todo porque en muchos casos no es tan habitual que se mida la productividad de un proceso si no se dispone de las herramientas adecuadas y, por tanto, es difícil medir esa la mejora. Los beneficios generados por el proyecto de GMAO/EAM podremos dividirlos en cuantitativos y cualitativos.
• Los cuantitativos (los que podemos medir/valorar) podemos establecerlos si disponemos de herramientas para medir y contabilidad cuanto rango de mejora puedo obtener con la implantación del proyecto. Si no podemos aplicar una técnica directa de medición, disponemos de técnicas indirectas para realizar una estimación, midiendo la variación de las consecuencias que ha producido una mejora de los procesos. (Ej. Horas de paradas no programadas causadas por mantenimiento, tiempos de gestión administrativa innecesaria, compras de stocks que no se aplican y están en almacén, etc)
• Los cualitativos son más difíciles de determinar, y tendremos que aplicar aproximaciones o técnicas indirectas para llegar a su aproximación numérica, pero seguro que será mucho más difícil su cuantificación. (Ej, perdidas de calidad antes de conocer una incidencia, problemática generada en los diversos departamentos a la hora de tener una parada no programada, orden, control, etc).

Por tanto, existen múltiples valores que rentabilizan la inversión en un proyecto de GMAO/EAM, pero en mayor o menor medida serán complicados de cuantificar. Nadie dijo que fuera fácil, pero la experiencia en mantenimiento no ayuda a apreciar las ventajas que conlleva:

1. Beneficios en calidad y seguridad. La inversión en mantenimiento implica una mayor seguridad para los usuarios de las instalaciones y equipamientos. Así como una mejor calidad del producto, lo que se traduce en menos trabajo y costes. Un sistema más eficiente significa menores costes, lo que se traducirá en una ventaja competitiva.
2. Beneficios por una mayor disponibilidad. Un mejor uso de los activos aumentará la capacidad de producción. Reducir la probabilidad de fallos en los sistemas e instalaciones también conlleva una menor frustración de los diversos clientes, ya sean internos y/o finales.
3. Beneficios financieros. Gracias a la reducción del uso de piezas de recambio y una mayor productividad de las instalaciones; liberando horas de trabajo y disminuyendo las horas de indisponibilidad. Esta optimización mejora el flujo de caja y contribuye a la rentabilidad de los propietarios.
4. Reducción de procesos administrativos innecesarios. La gestión directa de las ordenes de trabajo mediante herramienta móvil y el soporte administrativo que proporciona un GMAO/EAM nos ayudará a reducir en gran medida la gestión, organización y planificación de los trabajos de mantenimiento.
5. Reducción de Energía. La optimización del mantenimiento preventivo de las máquinas permite, para la mayoría de los equipos mecánicos, reducir la cantidad de energía entre un 5 y un 10%. A su vez, si conectamos nuestro GMAO/EAM con los equipos, podremos monitorizar el estado de estos y sus consumos, actuando de forma proactiva y automática cuando se produzcan desviaciones.

I ¿Qué me indica el resultado del ROI?

Cuando una empresa considera un proyecto de este tipo, tiene claro que el ROI le será positivo. Un ROI positivo, supone que el rendimiento generado excede a la inversión realizada para su obtención en el periodo que se ha considerado en el cálculo. Por tanto, es una situación muy deseada pero pocas veces posible en un periodo corto de tiempo. Dependiendo del tamaño y las características operativas de la empresa, esto podría traducirse en enormes ahorros anuales.

Como ya hemos comentado, sabemos que puede ser complicado calcular el ROI de un proyecto de este tipo, dada la complejidad que puede llevar cuantificar los benéficos aportados, pero para poder dar cierta luz al cálculo del ROI será necesario valorar los resultados del Informe de A.Kearney.

A. Kearney, publicó la revista Industry Week una encuesta de satisfacción del cliente con 558 empresas que utilizaban un software de gestión de mantenimiento (GMAO). El informe reveló que mediante de un GMAO, una empresa podría reducir significativamente el número de averías y la pérdida de tiempo resultante de la falta de existencias de piezas. Las empresas encuestadas aportaron al informe los siguientes beneficios:

• Reducción del 20,1% en el tiempo de inactividad del equipo
• Ahorro del 19,4% en costes de materiales
• 17,8% de reducción en el gasto de inventario de MRO
• Aumento del 28,3% en la productividad de mantenimiento.
• Tiempo promedio de recuperación de la inversión “Payback” de 9 meses para un sistema basado en PC

Fuentes: Better Buys A.T. Kearney’s and Industry Week’s survey of 558 companies.

Por otra parte, la Asociación Francesa de Ingenieros y Responsables de Mantenimiento (AFIM) publicó diversos estudios indicando las siguientes aportaciones:

• Reducción del 20 al 30% en los tiempos de preparación.
• Reducción del 10% al 40% en el de las intervenciones.
• Posible extensión de la vida útil de los equipos de entre un 20% y un 50%
• Reducción de la energía requerida entre el 5 y el 10%
• Reducir el valor de las existencias entre un 10% y un 20%
• Reducción de los costes de suministro entre el 5 y el 10%

Fuentes: https://www.afim.asso.fr/

Además, el informe 2020 Benchmarks & Best Practices for Maintenance Management Report indica que el 88% de las instalaciones que han implementado un GMAO/EAM informa ahorros de costos significativos, que van desde decenas de miles a millones de dólares.

Fuentes: https://www.accruent.com/resources/ebooks/2020-benchmarks-best-practices-maintenance-management

En resumen

Establecer el retorno de la inversión (ROI) para el proyecto de implantación de un GMAO/EAM puede ser, en mayor o menor medida, complicado y/o costoso si no se dispone de ciertas herramientas.

La experiencia nos confirma que dependiendo de ciertas variables (tamaño de empresas, riesgos, organización del mantenimiento, estado de madurez, etc) podemos determinar las ventajas aportadas y ahorros que podrán obtener con la implantación de un proyecto de este tipo.

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